Zeitkonten-Verwaltung

OfficeSpot 2.0 erlaubt ein transparentes, nachvollziehbares Zeitkonten-Management : Ihre Mitarbeiter führen Zeitkonten, die Sie flexibel auswerten können. So wird die Arbeitszeit, die Sie für Ihre Kunden aufwenden, übersichtlich und detailliert erfasst – die Stundenpreise können Sie frei definieren. Darüber hinaus integriert das Tool ein flexibles Status-Management, das Controlling und Rechnungserstellung erleichtert.

Rechnungsmodi

Von Festpreis-Pauschale über Tagessatz, Bonus bis Stundenlohn oder Provision: Mit OfficeSpot 2.0 behalten Sie den Überblick über alle Arten der Rechnungsstellung.

Rechtevergabe

Zugriffsrechte werden in OfficeSpot 2.0 feingranular je Zeitkonto und Mitarbeiter vergeben. Dabei unterscheidet die Software vier verschiedene Kategorien: Wer darf auf seine eigenen Konten buchen? Wer darf andere Konten einsehen? Wer darf für andere Mitarbeiter buchen? Und: Wer darf letztlich die Abrechnungsstatus setzen?

Notiz-Management

Mit Zettel-, Telefon- und E-Mail-Notizen bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

Historie

Mit Hilfe der History-Funktion in OfficeSpot 2.0 wissen Sie immer, welcher Mitarbeiter wann Zugriff auf das Konto hatte.

Tag-Verwaltung

Ergänzen Sie Zeitkonten durch Zusatzinformationen.  Sie können private oder gemeinsame Tags vergeben.

Filterfunktionen

Filtern Sie Konten nach Mitarbeitern, Jobs oder Rechnungsstatus. Sie definieren die Paramenter, die Sie selbstverständlich auch speichern können.

Stundenzettel

Weisen Sie den Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter Stundenzettel zu und erfassen so alle relevanten Informationen zum Zeit- und Konten-Management wie Projekt, Arbeitsbeginn und -dauer. 

Status-Management

Kann der Stundenzettel abgerechnet werden? Wurde er schon abgerechnet? Die Status-Funktion der Stundenzettel hält sie permanent auf dem aktuellen Stand.

Frei definierbare Zusatzfelder

Den Stundenzetteln können ergänzende Zusatzfelder hinzugefügt werden (z.B. wer bei einem neuen Job der richtige Ansprechpartner ist). Das vermeidet Missverständnisse in der Kommunikation und steigert die Effizienz.

Quickfinder

Der Quickfinder ordnet die Stundenzettel schnell und einfach den richtigen Zeitkonten zu.

Quickview

Quickview ermöglicht die schnelle und detaillierte Darstellung aller Stundenlisten-Inhalte.

Schnelle Aggregation

Mit dieser Summenfunktion zeigt Ihnen OfficeSpot 2.0, welche Positionen in den Stundenzettel-Listen bereits abrechenbar sind und welche noch nicht.

Filterfunktionen für Listen

Mit 10 Filtern gibt Ihnen OfficeSpot 2.0 alle wichtigen Werkzeuge für eine punkgenaue, individuelle Auswertung und Abrechnung Ihrer Stundenzettel-Listen an die Hand– und macht auf diese Weise die interne, statistische Analyse der Vertriebsarbeit transparenter.

Zeit-Filter

Stundenzettel lassen sich als dynamische Listen anzeigen. Filtern Sie die Stundenzettel dabei entweder quartalsweise  oder nutzen Sie den flexiblen Periodenfilter für weitere vordefinierte Zeiträume.

Freie Filter-Kombination

OfficeSpot 2.0 bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Stundenzettel-Filter frei und flexibel miteinander zu kombinieren.

Status- und Benutzer-Filter

Filtern Sie Stundenzettel nach ihren Status (z.B. offen, geschlossen, oder abgerechnet) oder lassen Sie sich die Stundenzettel nach bestimmten Benutzern anzeigen. Das Recht, die Mitarbeiter-Stati zu ändern, unterliegt einer zuvor festgelegten Zugriffshierarchie.

Tag-Verwaltung

Den Stundenzetteln können  persönliche und gemeinsame Tags (ergänzende „Etiketten“) zugewiesen werden.

Notiz-Management

Wichtige Informationen können als Zettel-, Telefon- oder E-Mail-Notiz festgehalten werden.

Historie

Über die Historie können Sie nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann welche Stundenzettel-Änderungen vorgenommen hat.

Massenaktionen für Listen

Viele Aktionen lassen sich in OfficeSpot 2.0 als Massenaktion ausführen.

Export-Funktion

Die Rohdaten der Stundenzettel-Listen und Selektionen können per Mausklick unternehmensweit exportiert werden.